12 real life applications of RPA

Vele bedrijven, zowel grote bedrijven als KMO’s, ontdekken de voordelen van Robotic Process Automation voor het automatiseren van routine taken. Robotic Process Automation of RPA is een software technologie waarmee je digitale werknemers of software robots kan creëren die repetitieve taken automatisch uitvoeren. RPA is een zeer breed toepasbare technologie, aangezien de software robot net zoals zijn menselijke collega gebruik kan maken van de user interface van applicaties. Gartner bestempelde RPA onlangs als de snelst groeiende softwaremarkt ter wereld. RPA software bedrijven als UiPath en Automation Anywhere maken een ongekende groei door. Aangezien met RPA vaak een zeer snelle Return on Investment kan gerealiseerd worden, staat deze technologie bekend als het laaghangend fruit binnen Artificiële Intelligentie.

Zoek je inspiratie voor RPA toepassingen bij jouw bedrijf? Lees dan zeker onderstaande voorbeelden van échte RPA cases uit de praktijkervaring van robonext, een bedrijf gespecialiseerd in RPA implementaties.

No alt text provided for this image

1)     Automatische Order Ingave

Eén van de klassiekers van RPA: een software robot monitort een mailbox waarin nieuwe orders van klanten binnenkomen als e-mails met een excel of pdf attachment. De robot filtert de relevante mails met nieuwe orders volgens bepaalde criteria (bvb. mails afkomstig van specifieke afzenders, ze moeten een attachment hebben en het woord “order” bevatten in titel of omschrijving). Vervolgens leest de robot de inhoud van het order in (identificatie van de klant, orderlijnen, orderreferentie, etc). Na een eventuele manuele validatie in een aparte applicatie, kan de RPA robot het order automatisch ingeven in het ERP (SAP, Dynamics of een custom ERP pakket). Zo kunnen orders sneller verwerkt en uitgeleverd worden, kan er heel wat tijd gewonnen worden en kunnen sales desk medewerkers zich meer bezighouden met de klant.

Dé kritische stap in dit proces is het inlezen van de inhoud van het order. In essentie zijn er twee opties: ofwel werk je op basis van templates (1 template per klant) zodat de robot goed weet waar hij bepaalde informatie moet zoeken bij die bepaalde klant. Een andere optie is door Artificiële Intelligentie toe te passen, met name Natural Language Processing of NLP. In dit scenario moet de RPA robot getraind worden op basis van een zeer diverse set voorbeelden en gaat hij zelf op zoek naar relevante informatie.

No alt text provided for this image

2)     Factuur verwerking

In het Procure-to-Pay proces is het verwerken van facturen vaak een tijdrovende klus voor jouw boekhouders. Net zoals bij automatische order ingave, kan een RPA robot geleerd worden om leveranciersfacturen automatisch te verwerken zodat jouw team verlost wordt van het repetitieve copy-paste werk.

De robot selecteert op basis van op maat gemaakte criteria de relevante mails. Vervolgens plaats hij de attachments (facturen) in een aparte map. De inhoud van de pdf facturen wordt door een online Optical Character Recognition (OCR) service uitgelezen. De output van deze OCR service is de gestructureerde data die je nodig hebt om de factuurgegevens in te geven in jouw financiële applicatie (leverancier, BTW nummer, PO nummer, bedrag, etc).

Ook hier heb je de keuze tussen een template gebaseerde oplossing of een AI model dat met zeer diverse input overweg kan. Robonext kan jou helpen om de optimale oplossing te bepalen in functie van de diversiteit van input, het volume aan facturen per jaar en het budget.

Verder kan je het takenpakket van de RPA robot verder uitbreiden:

  • Vergelijken van het bedrag op de overeenkomstige PO en het factuurbedrag en bij afwijkingen een exception flow triggeren
  • Valideren of er een leveringsbon te vinden is die overeenkomt met deze factuur
  • Een approval flow triggeren in functie van de persoon die vermeld staat op de factuur of in de begeleidende email.
No alt text provided for this image

3)     CRM aanvullen

Ook binnen de context van marketing en sales zijn er heel wat mogelijkheden met RPA. Recent bouwden we bijvoorbeeld een RPA robot die op basis van een lijst linkedin profielen (URL) deze prospecten automatisch toevoegt aan het CRM van het bedrijf. De robot zoekt bijvoorbeeld functietitel, bedrijf etc en geeft deze automatisch in. Ook kan de robot ingeschakeld worden om regelmatig op zoek te gaan naar updates, zodat je snel weet of jouw contactpersonen recent van functie veranderd zijn.

No alt text provided for this image

4)     Facturatie en offerte generatie

Ook voor uitgaande facturen kan RPA ingezet worden. We bouwen bijvoorbeeld een robot die op een overheidswebsite checkt of er een indexaanpassing nodig is van de prijzen die aangerekend worden aan de klant. Indien de index hoger is dan een grenswaarde, wordt automatisch een robot getriggerd om de prijzen aan te passen in het ERP. Verder worden gemeenschappelijke kosten tussen verschillende klanten automatisch gealloceerd op basis van verdeelsleutels en vervolgens door gefactureerd. De factuur wordt na het automatisch checken aan de hand van een validatieregels automatisch door de robot verzonden als een email met een pdf attachment.

No alt text provided for this image

5)     Betalingsherinneringen

Het dunning process is een frequente RPA case. Dunning betekent het gestructureerd communiceren naar eindklanten die hun facturen niet tijdig betaald hebben. Een robot vergelijkt een lijst met betalingen met een lijst van facturen. Voor facturen die nog niet betaald werden, kan de robot een herinneringsmail of -brief opstellen op basis van een aantal standaard templates. De toon wordt strenger naarmate er meer herinneringen gestuurd werden. De waarde van RPA zit hier een stuk vervat in het besparen van tijd maar zeker ook in een lager klantenkrediet en een lager percentage oninbare facturen.

No alt text provided for this image

6)     Datamigratie

RPA kan ook ingezet worden om data te migreren. Bijvoorbeeld in het kader van een ERP upgrade, kan een RPA robot alle master data uit de oude ERP gaan ophalen. Vervolgens doet de RPA robot een aantal datakwaliteitschecks (bijvoorbeeld bevatten de emailadressen een “@” en zijn alle nodige parameters ingevuld). Je kan de robot ook systematisch correcties laten uitvoeren op de master data. Vervolgens is het vrij eenvoudig om een robot transformaties te laten doen op de master data zodat deze meteen in de juiste structuur kan ingeladen worden in de nieuwe ERP. Dus het is zeker niet zo dat RPA alleen voor permanente use cases kan ingezet worden, ook een tijdelijke inzet van RPA kan een zeer positieve Return on Investment hebben.

No alt text provided for this image

7)     Aanpassen leveranciersgegevens

Net zoals je RPA kan gebruiken op klanten records up to date te houden, zijn er binnen aankoop analoge toepassingen met leveranciersgegevens. Bijvoorbeeld kan je een software robot aanleren om de credit ratings van jouw leveranciers op geregelde tijdstippen te updaten. Ook kan je RPA gebruiken om jouw collega’s automatisch op de hoogte te stellen van nieuwe leveranciers en de bijhorende contracten en certificaties.

No alt text provided for this image

8)     Opleidingsadministratie

Geeft jouw bedrijf vaak opleidingen? Of volgen jouw medewerkers vaak opleidingen? De administratieve opvolging daaromtrent is een ideale RPA case. Leer een RPA robot bijvoorbeeld om subsidieaanvragen te maken (KMO portefeuille). Of leer hem om automatisch accreditaties aan te vragen of te verlengen.

No alt text provided for this image

9)     Onboarding proces nieuwe werknemers

Binnen HR zijn er zeer veel RPA toepassingen. Een van de meest populaire is het onboarding proces: een robot kan de vaste stappen uitvoeren wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, zoals een badge aanvragen, administratie m.b.t. bedrijfswagen, tickets creëren bij IT om de juiste machtigingen toe te kennen, accounts aanmaken op bedrijfsapplicaties etc. Zo zal je tijd besparen en er vooral ook voor zorgen dat jouw medewerkers vlot gestart geraken.

No alt text provided for this image

10) Onkostennota’s beheren

Laat een RPA robot de administratie rond jouw onkostennota’s te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan kilometervergoedingen: je medewerkers sturen een mail naar de robot met datum, bestemming en afstand. De robot interpreteert deze mails met een eenvoudig Natural Language Processing (NLP) model en haalt de gestructureerde gegevens eruit. Deze worden ingegeven in de expense claim module. Tussentijds worden alle betrokkenen via email op de hoogte gehouden. Ook kan RPA ingezet worden om expense notes via een OCR service in te scannen en op de juiste plaats te archiveren.

No alt text provided for this image

11) Nieuwe wetgeving opzoeken

Robonext ontwikkelde een software robot die op zoek gaat naar nieuwe wetsartikels volgens een aanpasbare lijst met keywords voor een bedrijf uit de automobielsector. Het bedrijf moet op de hoogte blijven indien er nieuwe wetten verschijnen op verschillende officiële webpagina’s, bijvoorbeeld nieuwe links voor het sleutelwoord “emission”. Dit is een standaard toepassing van web scraping, waarbij een software robot op geregelde tijdstippen op zoek gaat naar nieuwe content volgens bepaalde criteria.

No alt text provided for this image

12) Financiële rapportering

Moet je dagelijks dezelfde rapporten trekken, bijvoorbeeld om sales of marge rapportering te doen? Een software robot kan je snel aanleren om deze rapporten voor jou automatisch klaar te zetten. Na het ophalen van de data kan je bovendien heel wat data manipulaties en berekeningen automatiseren in Excel.

Heb jij nog inspiratie voor RPA toepassingen? Of vragen? Aarzel niet contact op te nemen met robonext (info@robonext.eu)