De Klant
EPA NV is een dynamische en innovatieve KMO die gespecialiseerd is in het koppelen van industriële verbruikers en decentrale productie op het elektriciteitsdistributienet.
De focus ligt op middenspanningsinstallaties in al zijn facetten. EPA werkt uitsluitend business-to-business en onder het motto “we walk the talk” worden industriële klanten begeleid bij het bepalen van hun elektrische energievoorziening.
EPA is een kennisgerichte opdrachtnemer die hoogwaardige oplossingen biedt dankzij een professionele organisatiestructuur met ruimte voor onderzoeks- en uitvoeringsprojecten.
De Uitdaging
De verkoopteams van EPA werden geconfronteerd met repetitief werk met betrekking tot de administratie van offertes en bestellingen. Omdat de applicatie voor het beheren van offertes (CAFCA) en het ERP (adsolut) niet waren geïntegreerd, moesten verkopers gegevens tussen deze applicaties kopiëren en plakken om nieuwe bestellingen of geaccepteerde offertes in het systeem in te voeren. Dergelijke administratieve taken hadden geen toegevoegde waarde en zorgden voor onnodige vertragingen.
De Oplossing
Robonext heeft een RPA-robot geïmplementeerd die de bestellingen verwerkt die als pdf-bijlage via e-mail binnenkomen. De robot leest de inhoud van de PDF met Optical Character Recognition (OCR), haalt het offertenummer eruit, wijzigt de status in het offertesysteem en voert vervolgens de order in het ERP in.
Het Resultaat
Dankzij RPA kunnen de verkoopteams van EPA zich nu concentreren op het bedienen van de klant in plaats van het uitvoeren van repetitief werk.
In de woorden van Jacky Dreesen, CEO:
“EPA maakt gebruik van verschillende specifieke softwareplatforms die niet met elkaar communiceren. Het registreren van klantorders vereist invoer in verschillende systemen met een hoge foutenmarge en veel administratie tot gevolg. Robonext heeft deze processen geanalyseerd en netjes geautomatiseerd met hun robot. De foutenlast is teruggebracht tot nul en de administratieve lasten zijn gedecimeerd. Robonext is met zijn toepassingen het toonbeeld van continue verbetering, en perfect in lijn met het leitmotiv van EPA.”