Traitement des commandes via la RPA chez EPA NV

Le client

EPA NV est une PME dynamique et innovante spécialisée dans le raccordement des consommateurs industriels et de la production décentralisée au réseau de distribution d’électricité.

L’accent est mis sur les installations de moyenne tension sous toutes ses facettes. EPA travaille exclusivement en entreprise et sous la devise « nous joignons le geste à la parole », les clients industriels sont guidés pour définir leur approvisionnement en énergie électrique.

EPA est une entreprise axée sur les connaissances, qui offre des solutions de haute qualité grâce à une structure organisationnelle professionnelle avec un espace pour des projets de recherche et de mise en œuvre.

Le challenge

Les équipes commerciales d’EPA étaient confrontées à un travail répétitif lié à l’administration des devis et des commandes. Comme l’application de gestion des devis (CAFCA) et l’ERP (Adsolut) n’étaient pas intégrés, les commerciaux devaient copier-coller des données entre ces applications pour saisir les nouvelles commandes ou les devis acceptés dans le système. Ces tâches administratives n’avaient aucune valeur ajoutée et entraînaient des retards inutiles.

La solution

Robonext a mis en place un robot RPA qui traite les commandes qui arrivent sous forme de pièces jointes PDF par e-mail. Le robot lit le contenu du PDF avec la reconnaissance optique de caractères (OCR), extrait le numéro de devis, modifie le statut dans le système de devis, puis saisit la commande dans l’ERP.

Les résultats

Grâce à la RPA, les équipes commerciales d’EPA peuvent désormais se concentrer sur le service client au lieu d’effectuer un travail répétitif.

Selon Jacky Dreesen, PDG : « EPA utilise plusieurs plateformes logicielles spécifiques qui ne communiquent pas entre elles. L’enregistrement des commandes des clients nécessite des entrées dans divers systèmes, avec une marge d’erreur élevée et, par conséquent, beaucoup d’administration. Robonext a analysé ces processus et les a soigneusement automatisés avec leur robot. La charge des erreurs a été réduite à zéro et la charge administrative a été décimée. Avec ses applications, robonext est la quintessence de l’amélioration continue, et est parfaitement aligné avec le leitmotiv d’EPA. »