Automatisering van orderverwerking en factuurverwerking bij Sports & Leisure Group
De Klant
Sports & Leisure Group is een Belgisch productiebedrijf, gespecialiseerd in de ontwikkeling & productie van kunstgras voor sport- en vrijetijdstoepassingen. De groep heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot een van de toonaangevende leveranciers van hoogwaardig kunstgras. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in Sint-Niklaas, België.
De Uitdaging
Sports & Leisure Group had te maken met een hoge administratieve werklast. Binnen de afdeling Finance moeten jaarlijks duizenden leveranciersfacturen worden verwerkt. Informatie moet uit de facturen worden gehaald en in SAP worden toegevoegd. Bovendien was het verzamelen van alle benodigde goedkeuringen voor leveranciersfacturen vroeger een handmatig en op papier gebaseerd proces.
Binnen de afdeling Operations vergde de invoer van nieuwe orders veel administratief werk. Door klanten van Sports & Leisure Group ingediende PDF-bestelformulieren moesten worden ingevoerd in het ERP-systeem, wat veel repetitieve stappen met zich meebracht en mogelijke typefouten tot gevolg had.
De Oplossing
Robonext heeft met succes een Intelligent Automation-oplossing geïmplementeerd bestaande uit RPA (Microsoft Power Automate), Artificial Intelligence (Metamaze) en een Low Code-applicatie (Microsoft Power App).
Binnen Metamaze zijn verschillende documentmodellen getraind die in staat zijn om informatie te extraheren uit een grote verscheidenheid aan facturen en bestellingen. Niet alleen koptekstinformatie, maar ook line items worden op betrouwbare wijze uitgelezen via een continu verbeterend model.
Vervolgens voeren de RPA-robots de uitgelezen informatie in het ERP-systeem SAP in. Uitgebreide foutafhandeling is opgenomen om ervoor te zorgen dat de robots zich gedragen zoals verwacht in het geval er uitzonderingen of fouten optreden.
Het derde onderdeel van de technische oplossing is een Power App, een gebruiksvriendelijke low-code applicatie die Sports & Leisure Group in staat stelt de benodigde goedkeuringen te beheren en ervoor zorgt dat alleen geautoriseerd personeel hun facturen kan opvragen.
Het Resultaat
Dankzij de door robonext ontwikkelde automatiseringsoplossing heeft Sports & Leisure Group de interne productiviteit verhoogd, fouten verminderd en de klanttevredenheid verbeterd.
In de woorden van Geerard Demoen, Group Financial & Business Controller: “RPA is de volgende stap in elk proces van ons bedrijf: Finance, Supply Chain, Sales, … We namen contact op met robonext om een oplossing te bedenken voor de verwerking en goedkeuring van leveranciersfacturen en robonext overtrof onze verwachtingen. De handmatige invoer is verminderd, het papierwerk is aanzienlijk verminderd en onze accountants kunnen zich meer richten op hun kwalitatieve taken. Zonder de RPA-oplossing van robonext hadden we zeker een extra FTE moeten aanwerven gezien onze grote groei. Robonext heeft zichzelf zeker bewezen en zal in de toekomst onze voorkeurspartner zijn voor RPA-oplossingen.”
