Robotic Process Automation bij Mathieu Kerckhofs Trailers

De Klant

Mathieu Kerckhofs Trailers is de exclusieve distributeur van Ifor Williams Trailers in België. Ifor Williams Trailers is de toonaangevende trailerfabrikant in Groot-Brittannië met een langdurige reputatie voor het produceren van betrouwbare en robuuste trailers.

In 1991 startte Mathieu Kerckhofs met de aanschaf van een schapentrailer. Ruim 22 jaar later verwelkomt de importeur van Ifor Williams klanten uit een zeer breed assortiment: paardentrailers, trailers voor personenwagens/bouwbedrijven, veetrailers, gesloten trailers, …

Naast het leveren van hoogwaardige trailers aan de markt, hecht Mathieu Kerckhofs Trailers ook waarde aan een onberispelijke service na verkoop.

De Uitdaging

Het bedrijf werd geconfronteerd met een hoge administratieve werklast in verband met verschillende aspecten van de after-sales service. Zo vereisen elk van de meer dan duizend reparatie- en onderhoudswerkzaamheden per jaar uitgebreide communicatie met klanten om ervoor te zorgen dat ze hun afspraak niet vergeten.

Regelmatige serviceafspraken zijn van cruciaal belang voor veiligheid en compliance. Om ervoor te zorgen dat klanten niet vergeten hun afspraak op tijd in te plannen, moeten proactieve herinneringen naar klanten worden gestuurd op basis van de vervaldatum van hun huidige technische inspectie.

De Oplossing

Mathieu Kerckhofs Trailers werkt samen met dot to dot waarmakers, een adviesbureau gespecialiseerd in het helpen van het middelgrote en kleine bedrijven bij hun organisatorische groei. Vanwege de aard van de repetitieve processen adviseerde dot to dot Mathieu Kerckhofs Trailers om samen te werken met robonext om deze repetitieve administratieve processen te automatiseren.

Door gebruik te maken van Microsoft Power Automate zijn er verschillende softwarerobots gebouwd om de administratieve werklast over te nemen. Eén softwarerobot start vanuit de Outlook-agenda’s met geplande reparatie- en onderhoudsafspraken en maakt en verstuurt op vaste tijden herinneringsmails naar de klanten van Mathieu Kerckhofs Trailers.

Een andere robot kijkt eerst in het ERP-systeem Venice van Mathieu Kerckhofs Trailers voor welke trailers de keuring komt te vervallen en op basis van deze gegevens stuurt de robot pro-actief herinneringen naar de klanten om ervoor te zorgen dat ze op tijd hun afspraak boeken.

Het Resultaat

Dankzij de door robonext gebouwde automatiseringen is de administratieve werkdruk verminderd, wat heeft geleid tot een verhoogde efficiëntie van de interne operaties. Bovendien hebben de mogelijkheden om klanten proactief te informeren en te herinneren, geleid tot een verbeterde kwaliteit van hun dienstverlening aan klanten.

In de woorden van Sofie Pellens, dot to dot: “De robotautomatisering ondersteunt Mathieu Kerckhofs Trailers niet alleen met de administratieve werklast, het draagt ook bij aan het behalen van hun bedrijfsdoelstellingen: een hogere kwaliteit voor de klanten op het gebied van after-sales service, evenals een omzetstijging voor deze business unit.”