De Klant
BOSS paints is een verfproducent met focus op kwaliteit, service en duurzaamheid. Het familiebedrijf met hoofdzetel in Waregem werd opgericht in 1945 en is sindsdien uitgegroeid tot een groep van 291 werknemers die 3 miljoen liter verf per jaar verkoopt via 60 Colora winkels en 5 depots voor professionele klanten.
De Uitdaging
De financiële afdeling van BOSS Paints werd geconfronteerd met een aantal repetitieve, tijdrovende processen. Bijvoorbeeld voor het dagelijks valideren en afsluiten van de kassaverrichtingen van 31 colora winkels in het centrale ERP pakket (D365), was er steeds een manuele verwerking nodig. Ook het dagelijkse inboeken van aankoopfacturen die binnenkomen via API gaf aanleiding tot een repetitieve werklast bij de Finance medewerkers.
De Oplossing
Robonext ontwikkelde twee RPA robots op basis van Microsoft Power Automate:
- De kasverrichtingen robot koppelt de open factuurverrichtingen per winkel en datum in de D365 omgeving. Hij controleert in het kassasysteem of de start- en eindsaldo van de dag overeenkomen met de bedragen in de D365 omgeving. Voor significante afwijkingen wordt er een email gestuurd naar de Finance medewerkers om hen hiervan op de hoogte te stellen.
- De facturen robot zorgt voor een dagelijkse verwerking van de aankoopfacturen in colora die gefactureerd worden door BOSS paints, door deze op de correcte rekening te boeken en een aantal controles uit te voeren in D365.
Het Resultaat
Deze twee eenvoudige robots zorgen voor een verlichting van de administratieve werklast. De Finance afdeling spaart met de beide RPA robots ongeveer 35 uren per maand uit.
In de woorden van Tom Vermaete, Business Analyst bij BOSS paints: “Binnen het bedrijf wordt sterk ingezet op het optimaliseren van onze processen. De implementatie van RPA past perfect in dit plaatje, waarbij we verder uitkijken naar opportuniteiten waarvoor we RPA kunnen toepassen. Binnen onze Finance afdeling wordt de focus van het inputwerk verlegd naar de interpretatie van cijfers en het uitbouwen van het partnership met onze colora’s. Robonext was voor ons de betrouwbare partner die ons via duidelijke communicatie een goed uitgewerkte oplossing kon aanbieden.”