De Klant
Gemeente Zonnebeke ligt in het zuiden van de Westhoek (provincie West-Vlaanderen) en bestaat uit vijf deelgemeenten: Beselare, Geluveld, Passendale, Zandvoorde en Zonnebeke. Samen tellen ze 12.765 inwoners (1 januari 2025) verspreid over een oppervlakte van 6.757 ha. Het gemeentebestuur staat in voor een breed takenpakket en wil daarbij op een efficiënte en transparante manier dienstverlening bieden aan burgers, bedrijven en verenigingen.
De Uitdaging
De dienst financiën van de Gemeente Zonnebeke verwerkt jaarlijks ongeveer 9.000 aankoopfacturen, die ontvangen worden als PEPPOL.
Voor de automatisatie verliep dat proces grotendeels manueel:
- Facturen moesten per entiteit (gemeente, OCMW, autonoom gemeentebedrijf) geïmporteerd worden.
- Verplichte velden zoals dienst, budgethouder en vervaldatum moesten correct ingevuld zijn.
- Ontbrekende factuurgegevens werden handmatig ingevoerd in de boekhoudapplicatie New Horizon.
- Medewerkers zochten handmatig naar het juiste bestelbon- of aanwendingsnummer in SQL.
- De factuur werd manueel genummerd en doorgestuurd ter goedkeuring.
Bij ontbrekende PEPPOL-bijlagen, ontbrekende velden of foutieve data liep het proces vaak vast. Dit leidde tot frustratie, tijdverlies en foutgevoeligheid.
De Oplossing
Robonext ontwikkelde een robot in Power Automate Desktop die het volledige proces “Registratie Facturen” automatisch uitvoert:
- Dagelijkse opstart & import: De robot opent New Horizon en importeert facturen voor de drie entiteiten.
- Slimme validatie & aanvulling: De robot opent de PEPPOL-XML en leest de nodige data (vervaldatum, bedrag, factuurnummer). Hij voert SQL-queries uit op de CEVI-database om automatisch het juiste bestelbon- of aanwendingsnummer te vinden. De gevonden data wordt ingevuld in New Horizon.
- Exception handling: Bij vijf gekende business exceptions (zoals “geen PEPPOL-bijlage”, “geen dienst ingevuld”) wordt de factuur gelogd voor manueel nazicht
- Nummeren & valideren: Correct ingevulde facturen worden automatisch genummerd en doorgestuurd ter validatie.
- Dagelijkse rapportering: Na afloop genereert de robot een Excel-logbestand met status per factuur en stuurt een overzicht van niet-verwerkte facturen naar financiën en ICT.
- Manueel uitgevoerde aanpassingen worden bij een volgende run van de robot alsnog opgenomen.
De robot is volledig parameter-gestuurd (entiteiten, folderpaden, SQL-connectie), waardoor aanpassingen mogelijk zijn zonder codewijzigingen.
Het Resultaat
De case toont hoe ook een middelgrote overheidsorganisatie via slimme automatisatie merkbare tijdswinst en kwaliteitsverbetering kan realiseren. In de woorden van Wim Delameilleure, Financieel Directeur Gemeente en OCMW: “Drie jaar terug zagen we e-facturatie als een grote stap richting digitalisatie, maar stelden vast dat een doorgedreven automatisatie niet in de standaardsoftware aanwezig was. Er waren tientallen “kliks” die handmatig gebeurden, ook voor facturen waarvan alle data correct aangeleverd was. Samen met Robonext hebben we het proces diepgaand kunnen automatiseren, waardoor we bij de factuurregistratie enkel nog tussenkomen voor de aankoopfacturen waarvan nog essentiële data ontbreekt. Niet enkel de tijdswinst maar ook het efficiënt inzetten van collega’s die zinvollere taken kunnen opnemen waren onze drijfveren om hierop in te zetten. Wij staan klaar om alle e-facturen vanaf 1 januari 2026 vlekkeloos te ontvangen.”
