De Klant
Water-link is een volledig geïntegreerd waterbedrijf van de stad Antwerpen en omstreken. Het kan bogen op 140 jaar ervaring. Water-link faciliteert de complete (drink)waterbehoefte van ruim 610.000 consumenten.
Het is het derde grootste waterbedrijf van de Benelux, met een jaarlijkse productie van 150 miljoen m³ drinkwater. Van de jaarlijkse waterproductie wordt 40% geleverd aan de industrie, 20% is drinkwater voor huishoudelijk gebruik in de Antwerpse regio en 40% wordt gedistribueerd naar andere waterbedrijven. Samen met hun 524 medewerkers staat water-link voor betrouwbaarheid, duurzaamheid en innovatie.
De Uitdaging
Binnen de afdeling Finance wordt water-link geconfronteerd met een hoge repetitieve werkdruk, voor Back Office-processen zoals het verwerken van betalingen, facturen en het beheer van klantengegevens. Zo is er met name bij het af- of weer aansluiten van klanten een hoge administratieve belasting vereist om gemeenten goed in te schakelen volgens de LAC-regelgeving (Lokale Adviescommissie).
Water-link identificeerde Robotic Process Automation als een geschikte technologie om dergelijke repetitieve processen te automatiseren om de efficiëntie te verhogen, de jobinhoud van de eigen werknemers te verbeteren en foutenlast te reduceren.
De Oplossing
Water-link besloot met Robotic Process Automation (RPA) een strategisch innovatieprogramma op te zetten. Robonext werd geselecteerd als lokale RPA-partner en technologieleider UiPath werd gekozen als RPA-platform. In een eerste stap ondersteunde robonext water-link om de businesscase van RPA te kwantificeren en om de beste use-cases te identificeren en te selecteren om te automatiseren door het financiële team goed in te schakelen.
Vervolgens werden 10 processen in LAC-operatie, facturatie en masterdatabeheer geïmplementeerd in UiPath door robonext. In nauwe samenwerking met de teams van water-link Finance en IT werden alle automatiseringen grondig getest en in productie genomen. Governance-aspecten als releaseflow, supportmodel en versiebeheer zijn tot in detail uitgewerkt om een goede en robuuste opzet te garanderen.
Het Resultaat
Sinds september 2020 heeft Robotic Process Automation (RPA) 10 Back Office-processen overgenomen, waardoor die taken nu automatisch worden uitgevoerd.
In de woorden van Kathleen Van Houtte, manager Back Office bij water-link: “De afdeling Finance Back Office wordt steeds vaker geconfronteerd met een hoog volume aan handmatige taken met een sterk repetitief karakter. Met RPA hebben we ervoor gezorgd dat de robot een deel van deze taken overneemt, zodat onze medewerkers zich kunnen focussen op meer uitdagende en complexe taken. Het project heeft de meerwaarde van RPA aangetoond door de productiviteit en efficiëntie van een aantal processen gericht op facturatie en betalingsopvolging te verhogen. Door een intensieve samenwerking met robonext, van procesanalyse tot implementatie tot testen, zijn we erin geslaagd om onze robot op korte termijn succesvol in productie te nemen.”
