Le client
Water-link est une compagnie des eaux pleinement intégrée de la ville d’Anvers et de ses environs. Elle peut se targuer de 140 ans d’expérience. Water-link répond aux besoins complets en eau (potable) de plus de 610 000 consommateurs.
C’est la troisième plus grande compagnie des eaux du Benelux, avec une production annuelle de 150 millions de m³ d’eau potable. 40 % de la production annuelle d’eau sont fournis à l’industrie, 20 % concernent l’eau potable à usage domestique dans la région d’Anvers et 40 % sont distribués à d’autres compagnies des eaux. Avec ses 524 employés, water-link est synonyme de fiabilité, de durabilité et d’innovation.
Le challenge
Au sein du département Finance, water-link est confrontée à une charge de travail répétitive élevée pour les processus back-office tels que le traitement des paiements, des factures et la gestion des données clients. Par exemple, lorsque les clients se déconnectent ou se reconnectent, une lourde charge administrative est nécessaire pour impliquer correctement les municipalités conformément à la réglementation LAC (Comité consultatif local).
Water-link a identifié la RPA (automatisation robotisée des processus) comme une technologie appropriée pour automatiser ces processus répétitifs afin d’augmenter l’efficacité, d’améliorer le contenu du travail de ses propres employés et de réduire les erreurs.
La solution
Water-link a décidé de mettre en place un programme d’innovation stratégique avec la RPA. Robonext a été sélectionné comme partenaire RPA local et le leader technologique UiPath a été choisi comme plateforme RPA. Dans un premier temps, robonext a accompagné water-link pour quantifier l’analyse de rentabilisation RPA et pour identifier et sélectionner les meilleurs cas d’utilisation à automatiser en engageant correctement l’équipe financière.
Ensuite, 10 processus d’exploitation LAC, de facturation et de gestion des données de base ont été mis en œuvre dans UiPath par robonext. En étroite collaboration avec les équipes financières et informatiques de water-link, toutes les automatisations ont été minutieusement testées et mises en production. Les aspects de gouvernance tels que le flux de publication, le modèle de support et la gestion des versions ont été élaborés en détail pour garantir une configuration correcte et solide.
Les résultats
Depuis septembre 2020, la RPA a repris 10 processus back-office, de sorte que ces tâches sont désormais effectuées automatiquement.
Selon Kathleen Van Houtte, responsable back-office chez water-link : « Le département Finance back-office est de plus en plus confronté à un volume élevé de tâches manuelles à caractère hautement répétitif. Avec la RPA, nous nous sommes assurés que le robot prend en charge certaines de ces tâches, afin que nos employés puissent se concentrer sur des tâches plus difficiles et complexes. Le projet a démontré la valeur ajoutée de la RPA en augmentant la productivité et l’efficacité d’un certain nombre de processus axés sur la facturation et le suivi des paiements. Grâce à une collaboration intensive avec robonext, de l’analyse des processus à la mise en œuvre en passant par les tests, nous avons réussi à mettre notre robot en production à court terme.»
