De Klant
Ziekenhuis Geel is een ziekenhuis van regionaal belang dat een waaier van diensten herbergt. Het ziekenhuis telt bijna 300 erkende bedden, een aantal hoogtechnologische operatiezalen en tal van consultatieruimtes. Bijna 900 personeelsleden en 100 specialisten-geneesheren zetten dagelijks hun beste beentje voor om de patiënt met de beste zorgen te omringen, met veel aandacht voor communicatie en informatie.
De Uitdaging
Een essentiële uitdaging van een ziekenhuis vandaag is ervoor te zorgen dat er voldoende tijd is voor de kerntaken, de zorg voor de patiënt, en dat er niet te veel tijd verloren gaat aan administratieve taken. Er was specifiek bij Ziekenhuis Geel een tijdsintensief proces in verband met het overtikken van gegevens van het afsprakensysteem naar het digitale patiëntendossier HiX. Beide applicaties waren niet integreerbaar en dit zorgde voor heel wat repetitieve werklast om de afspraken dagelijks te laten doorstromen.
De Oplossing
Robonext ontwikkelde een UiPath RPA robot die enerzijds de nieuwe doktersafspraken ophaalt van het afsprakensysteem. Dit gebeurt via een Application Programming Interface of API waarmee de robot vlot kan communiceren. Vervolgens gaat de UiPath robot hiermee aan de slag in het digitale patiëntendossier. De software robot logt in via de User Interface van deze applicatie, zoekt de patiënt en geeft de gegevens in via de User Interface. Indien de patiënt niet gevonden wordt, zal de robot deze aanmaken. Afhankelijk van de situatie kan de robot een afspraak aanmaken, wijzigen of annuleren.
In de geïmplementeerde oplossing is veel aandacht voorzien aan stabiliteit en uitbreidbaarheid van de oplossing. Zo kan Ziekenhuis Geel zelf een nieuwe arts toevoegen aan deze oplossing zodat er geen aanpassingen aan de robot nodig zijn maar dit kan door het aanpassen van een configuratie bestand. Ook is een uitgebreide logging en een robuuste exception handling onontbeerlijk.
Het Resultaat
Deze automatiseringsoplossing zorgt voor een verlichting van de administratieve werklast. De drie betrokken secretariaten samen besparen dagelijks tot 4 uur tijd, bovendien werd het werk ervaren als zinloos zodat er nu meer ruimte is voor direct contact met de patiënten.
In de woorden van Thierry Palmans, Directeur Administratie en Financiën: “We zijn in dit project gestapt met de bedoeling om voor onze medewerkers meer tijd vrij te maken voor het belangrijke en zinvolle werk. Zelfs onze eigen informatici waren in het begin sceptisch maar uiteindelijk is er een degelijk en stabiel systeem opgeleverd dat dagelijks zijn waarde bewijst. Wij blijven op zoek naar andere toepassingen die we op dezelfde wijze kunnen automatiseren.”
