De Klant
VYNCKE NV engineert en bouwt industriële energiecentrales die biomassa en industrieel afval omzetten in duurzame energie. De thermische energie varieert van 1-100 MWth en elektrisch vermogen van 1-20 MWe. De opgewekte energie komt ofwel afzonderlijk of in een combinatie van stoom, heet water, thermische olie en gas… met of zonder elektriciteitsopwekking.
VYNCKE is een familiebedrijf van de 4e generatie, opgericht in 1912 door Louis Vyncke. Met wortels in Harelbeke, is dit wereldwijde bedrijf vandaag lokaal georganiseerd met meer dan 370 Vynckeneers verspreid over 9 vestigingen en heeft het een jaarlijkse geconsolideerde omzet van meer dan 100 M EUR.
De Uitdaging
VYNCKE werd geconfronteerd met een hoge administratieve werklast op de financiële afdeling met betrekking tot de Accounts Payable-processen. VYNCKE ontvangt een grote verscheidenheid aan leveranciersfacturen, in verschillende talen.
De informatie uit deze facturen worden ingevoerd in IFS, het ERP-systeem van Vyncke. Vroeger was dit een 100% handmatig proces, waarbij veel complexe bedrijfsregels moesten worden toegepast voor bijvoorbeeld het bepalen van de juiste takscodes.
Dit zorgde niet alleen voor een hoge werkdruk, maar ook voor een grote kans op fouten door typo’s.
De Oplossing
VYNCKE heeft verschillende opties onderzocht om het proces van de verwerking van leveranciersfacturen te automatiseren. Robonext is geselecteerd als partner om dit proces te automatiseren met een combinatie van Artificial Intelligence (Metamaze) en Robotic Process Automation (Microsoft Power Automate).
Een AI-model werd getraind op de leveranciersfacturen van VYNCKE, door niet alleen headerinformatie (adres, btw-nummer, …) te extraheren, maar ook specifieke regelitems op de facturen (artikelnummers, hoeveelheden, projectreferentienummer, …).
Dit AI-model in Metamaze is geïntegreerd met Microsoft Power Automate flows waarmee deze facturen binnen IFS kunnen worden verwerkt. De robot matcht via complexe bedrijfsregels de uitgelezen informatie van de facturen met de bijbehorende bestelbonnen en bepaalt ook de relevante taks codes. Bovendien verzorgt de robot ook de interne administratieve opvolging via e-mail. Dit vermindert de administratieve werklast van de financiële afdeling aanzienlijk.
Het Resultaat
De door robonext gebouwde softwarerobot is eind 2021 in productie genomen en heeft de naam “C3-PO” gekregen, naar het bekende STAR WARS-personage. C3-PO werd verwelkomd als een nieuwe VYNCKE-collega en heeft sinds de opstart duizenden leveranciersfacturen verwerkt.
In de woorden van Elke Toye, Global Finance Manager: “De afgelopen jaren zijn we begonnen aan het uitdagende traject om de kwaliteit en efficiëntie van onze interne processen te verbeteren. De samenwerking tussen robonext en ons Finance-team vormt de kern van deze strategie.
Dit succesvol geïmplementeerde project stelt ons in staat om meer focus te leggen op het worden van een betrouwbare proactieve in-house business partner die inzichten geeft die verder gaan dan de cijfers. We zijn verheugd om dit strategische partnerschap met robonext te hebben om ervoor te zorgen dat we onze financiële afdeling voorbereiden op overmorgen.”
