Automatisation intelligente des factures fournisseurs chez Vyncke
Le client
VYNCKE NV conçoit et construit des centrales électriques industrielles qui convertissent la biomasse et les déchets industriels en énergie durable. L’énergie thermique varie de 1 à 100 MWth et la puissance électrique de 1 à 20 MWe. L’énergie produite est soit seule, soit combinée à de la vapeur, de l’eau chaude, de l’huile thermique et du gaz, avec ou sans production d’électricité.
VYNCKE est une entreprise familiale de 4ᵉ génération, fondée en 1912 par Louis Vyncke. Avec ses racines à Harelbeke, cette entreprise mondiale est aujourd’hui organisée localement avec plus de 370 Vynckeneers répartis sur 9 sites et réalise un chiffre d’affaires annuel consolidé de plus de 100 millions d’euros.
Le challenge
VYNCKE a dû faire face à une charge de travail administrative élevée au sein du service financier liée aux processus de comptabilité fournisseurs. VYNCKE reçoit une grande variété de factures fournisseurs, dans différentes langues.
Les informations de ces factures sont saisies dans IFS, le système ERP de Vyncke. Auparavant, il s’agissait d’un processus 100 % manuel, où de nombreuses règles commerciales complexes devaient être appliquées, par exemple pour déterminer les bons codes fiscaux.
Cela a non seulement entraîné une charge de travail élevée, mais également un risque élevé d’erreurs dues à des fautes de frappe.
La solution
VYNCKE a exploré plusieurs options pour automatiser le processus de traitement des factures fournisseurs. Robonext a été sélectionné comme partenaire pour automatiser ce processus avec une combinaison d’intelligence artificielle (Metamaze) et d’automatisation robotisée des processus (Microsoft Power Automate).
Un modèle d’IA a été entraîné sur les factures des fournisseurs de VYNCKE, en extrayant non seulement les informations d’en-tête (adresse, numéro de TVA, etc.), mais également des lignes spécifiques sur les factures (numéros d’articles, quantités, numéro de référence du projet, etc.).
Ce modèle d’IA dans Metamaze est intégré aux flux Microsoft Power Automate qui permettent de traiter ces factures dans IFS. À l’aide de règles métier complexes, le robot fait correspondre les informations lues sur les factures avec les bons de commande associés et détermine également les codes fiscaux pertinents. De plus, le robot assure également un suivi administratif interne par e-mail. Cela réduit considérablement la charge de travail administratif du service financier.
Les résultats
Le robot logiciel, construit par robonext, est entré en production fin 2021 et a été nommé « C3-PO », d’après le personnage bien connu de Star Wars. C3-PO a été accueilli en tant que nouveau collègue de VYNCKE et a traité des milliers de factures fournisseurs depuis sa création.
Selon Elke Toye, directeur financier international : « Au cours des dernières années, nous nous sommes lancés dans un parcours stimulant pour améliorer la qualité et l’efficacité de nos processus internes. La collaboration entre robonext et notre équipe finance est au cœur de cette stratégie. Ce projet mis en œuvre avec succès nous permet de nous concentrer davantage sur le fait de devenir un partenaire commercial interne fiable et proactif, qui fournit des informations au-delà des chiffres. Nous sommes ravis d’avoir ce partenariat stratégique avec robonext qui nous assure de préparer notre service financier pour après-demain.»
