De Klant
AZ Groeninge is een dynamisch ziekenhuis met 1050 bedden, 2800 medewerkers en 250 artsen in Kortrijk, België. Jaarlijks verzorgen deze medewerkers 35.000 nachthospitalisaties, 38.000 daghospitalisaties, 37.000 spoedopnames, 1850 bevallingen en 41.000 operaties. AZ Groeninge stelt kwaliteitsvolle zorg, innovatie en patiëntfocus centraal.
De Uitdaging
Financiële medewerkers van AZ Groeninge kregen te maken met repetitieve administratieve taken rond de verwerking van bankafschriften. Het merendeel van de bankafschriften werd al automatisch gekoppeld aan het juiste patiëntendossier binnen de financiële applicatie (SAP), maar specifieke uitzonderingen met een hoog volume zorgden voor een aanzienlijke handmatige werklast. Deze bankafschriften hebben bijvoorbeeld betrekking op betalingen door incassobureaus, parkings en cafetaria.
De Oplossing
Robonext implementeerde een UiPath-robot die bankafschriften automatisch verwerkt. De robot navigeert binnen SAP naar de onbewerkte CODA-bestanden en zoekt op patiëntnaam en/of dossiernummer. Vervolgens wijst het deze betalingen toe aan het juiste dossier, door nauwkeurig de juiste processtappen te volgen via de SAP-gebruikersinterface.
Het Resultaat
In de woorden van Greet Vandemaele, Finance Officer: “De toegevoegde waarde van RPA voor ons is dat eenvoudige financiële transacties nu door de robot worden afgehandeld, zodat de tijd van het personeel beter kan worden benut om complexere zaken af te handelen. Dit resulteert in minder stress. De meer complexe taken worden daarom met grotere alertheid en precisie behandeld.
Er is een goede samenwerking met robonext. Vooraf werkten we een gedetailleerde procesbeschrijving uit. Dit vormde de perfecte basis om dit project te starten. Het verdere verloop verliep daardoor zeer vlot. Ze reageren snel op onze vragen en komen met oplossingen.”