Saisie des commandes de vente avec RPA chez Polypreen

Le client

Polypreen est un fabricant belge de systèmes de couchage sous marque de distributeur. Ils sont situés à Lommel et emploient 140 personnes.

Polypreen produit environ 1 500 matelas par jour pour 1 300 clients.

Le challenge

Les vendeurs de Polypreen reçoivent par e-mail des centaines de commandes par jour. Ces commandes sont envoyées sous forme de pièce jointe au format PDF dans une mise en page différente par client. Certains PDF contiennent une couche de texte, d’autres sont des images numérisées. Les informations de commande doivent être lues et ajoutées à l’ERP. C’est une activité très chronophage et ennuyeuse.

La solution

Après avoir assisté à un atelier robonext sur la RPA en 2019, Polypreen a découvert que la saisie des commandes clients est une application RPA courante avec un retour sur investissement intéressant.

Robonext a mis en place une solution RPA en combinaison avec un service de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les données sont extraites des fichiers PDF, puis introduites dans une application de validation personnalisée basée sur .NET. Après validation, les informations de commande sont automatiquement saisies dans MS Dynamics par le robot RPA.

Les résultats

La solution est en cours d’implémentation pour les clients majeurs de Polypreen, ce qui se traduit par un gain de temps important pour le personnel du comptoir de vente de Polypreen.

Jimmy Mentens, Plant Manager : « Nous remarquons que le travail manuel pour la saisie des commandes a été grandement simplifié avec la RPA. Nous gagnons du temps pour notre cœur de métier, qui est de servir nos clients. »