Robotic Process Automation (RPA) kan een krachtige katalysator zijn voor efficiëntie en productiviteit in een organisatie. Maar zoals bij elke transformatieve technologie is succes niet vanzelfsprekend. Om te voorkomen dat je eerste bots eindigen als digitale zombies, volgen hier de tien geboden van RPA – een gids voor een succesvolle implementatie.
I. Creëer awareness en enthousiasme binnen de organisatie via workshops Niemand wordt enthousiast van een robot die in een hoekje zit te verstoffen. RPA werkt pas als medewerkers de voordelen begrijpen en er actief mee aan de slag willen. Workshops, demo’s en inspiratiesessies helpen om draagvlak te creëren en misverstanden uit de weg te ruimen.
II. Start met een impactvol en niet te complex pilootproces om het volledige implementatietraject te doorlopen. Een eerste succes is goud waard. Kies een proces dat duidelijk meetbare voordelen oplevert maar niet te complex is. Zo doorloop je alle fasen van een RPA-implementatie en toon je snel de meerwaarde aan de organisatie.
III. Doe een formele en gedetailleerde businessanalyse aan de start Een robot bouw je niet ‘op gevoel’. Een gedegen businessanalyse voorkomt dat je inefficiënte of onvolledige processen automatiseert. Definieer input, output, uitzonderingen en businessregels voordat je begint te scripten.
IV. Bekijk kritisch in welke mate het proces matuur en geoptimaliseerd is Automatiseren van een slecht proces leidt enkel tot snellere chaos. Stroomlijn en optimaliseer waar nodig voor je een proces robotiseert. RPA werkt het best op gestandaardiseerde en stabiele processen.
V. Zet maximaal in op kwaliteitsvolle en efficiënte RPA-code Een robot moet niet alleen goed werken, de code moet ook goed opgebouwd zijn. Slordige code leidt tot trage en instabiele robots. Houd je RPA-ontwikkeling overzichtelijk, gestructureerd en onderhoudbaar. Gebruik best practices zoals modulaire opbouw en herbruikbare componenten.
VI. Doe een formele en uitgebreide User Acceptance Testing om zo veel mogelijk realistische gebruiksscenario’s op voorhand te checken. Hét moment van de waarheid in een RPA ontwikkeling is de User Acceptance Test, waarbij de gebruikers samen met de ontwikkelaar(s) en analist(en) één voor één de verschillende werkingsscenario’s van de robot verifiëren op een acceptatie omgeving. Test met echte gebruikers en probeer zo veel mogelijk realistische scenario’s te coveren om onaangename verrassingen te vermijden.
VII. Combineer diverse RPA-use cases in een RPA-programma, voor efficiëntie en focus. Een losse RPA-bot is leuk, maar een goed gestructureerd RPA-programma zorgt voor schaalbaarheid en maximale impact. Bundel processen per afdeling of type taak en creëer een roadmap voor verdere automatisering.
VIII. Combineer RPA met AI om ook ongestructureerde data te verwerken. RPA werkt fantastisch met gestructureerde data, maar de echte magie ontstaat als je AI toevoegt. Met Intelligent Document Processing (IDP) en generatieve AI kun je ook ongestructureerde informatie – zoals e-mails, facturen en inspectierapporten – verwerken.
IX. Besteed veel aandacht aan user adoption, bijvoorbeeld via trainingen, handleidingen en hypercare. Een robot die niemand begrijpt, wordt niet gebruikt. Investeer in duidelijke communicatie, korte trainingen en goede support. Hypercare – intensieve ondersteuning in de eerste weken na livegang – helpt om gebruikers snel vertrouwd te maken.
X. Kies een originele naam voor de eerste robot Een robot met een naam wordt sneller geaccepteerd. Noem je eerste bot dus niet ‘Bot_001’, maar kies iets origineels zoals ‘Speedy’ of ‘Joske’. Een leuke naam versterkt de betrokkenheid en maakt RPA tastbaarder voor medewerkers.
Conclusie RPA kan een gamechanger zijn, maar alleen als het goed wordt aangepakt. Door deze tien geboden te volgen, vermijd je valkuilen en zorg je ervoor dat je robots niet alleen efficiënt werken, maar ook gedragen worden door de organisatie. Amen to that!
