De gezondheidszorg staat voor grote uitdagingen: toenemende werkdruk, personeelstekorten en groeiende administratieve lasten. Gelukkig bieden innovatieve technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI) en Intelligent Document Processing (IDP) nieuwe mogelijkheden om zorgpersoneel te ondersteunen. In dit artikel delen we drie praktijkvoorbeelden die laten zien hoe automatisering concrete voordelen oplevert in de zorgsector.
Automatiseren van elektronische patiëntendossier bij Ziekenhuis Geel
Ziekenhuis Geel werd geconfronteerd met een hoge werklast voor het overtypen van doktersafspraken in het elektronische patiëntendossier HIX. Dagelijks komen er honderden nieuwe afspraken binnen die moeten ingegeven worden in het patiëntendossier. Dit nam heel wat tijd in beslag bij de medische secretariaten
De oplossing kwam in de vorm van gespecialiseerde UiPath RPA-robot die:
- De afspraken automatisch ophaalt uit het afsprakensysteem
- De afspraken ingeeft in het Elektronische Patiënten Dossier (EDP) HIX
- Indien de patiënt nog niet bestaat, deze aanmaakt
Deze automatisering zorgt dagelijks voor vier uur tijdsbesparing bij de betrokken secretariaten. Bovendien werd het zinloze overtikwerk overgenomen door de UiPath robot, zodat er nu meer ruimte is voor direct contact met de patiënten.
Financiële procesoptimalisatie bij AZ Groeninge
AZ Groeninge, een groot ziekenhuis met 1050 bedden en 2800 medewerkers, kampte met een vergelijkbare uitdaging op de financiële afdeling. De handmatige verwerking van specifieke bankafschriften nam veel tijd in beslag, vooral bij betalingen van incassobureaus en facilitaire diensten.
De implementatie van een UiPath RPA-robot heeft dit proces gestroomlijnd:
- Automatische verwerking van CODA-bestanden in SAP
- Intelligente matching van betalingen met patiëntdossiers
- Nauwkeurige toewijzing volgens vooraf gedefinieerde regels
Het resultaat is niet alleen tijdwinst, maar ook verhoogde precisie en minder werkstress voor de financiële medewerkers. Zij kunnen zich nu concentreren op complexere taken die menselijke expertise vereisen.
Teleconsultaties automatisch verwerken bij ZNA
De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een sterke toename van teleconsultaties in de zorg. Bij het Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) zorgde dit voor een aanzienlijke administratieve belasting. De verwerking van facturen voor teleconsultaties vereiste honderden uren handmatig werk in verschillende systemen.
Om deze uitdaging aan te pakken, implementeerde ZNA een RPA-oplossing in samenwerking met robonext. Een geautomatiseerde robot neemt nu het repetitieve werk over:
- Ophalen van gegevens uit het baliesysteem
- Verwerking in Excel
- Invoer in het administratieve systeem OAZIS
- Automatische rapportage naar de facturatie-afdeling
Het resultaat? Tientallen uren administratief werk per week worden bespaard, waardoor zorgmedewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.
De toekomst van automatisering in de zorg
Deze praktijkvoorbeelden tonen aan dat automatisering in de zorg veel meer is dan alleen een technologische innovatie. Het is een essentieel instrument om:
- Administratieve lasten te verminderen
- Werkdruk te verlichten
- Kwaliteit van zorg te verhogen
- Digitale transformatie te versnellen
De combinatie van RPA, AI en IDP biedt zorgorganisaties concrete mogelijkheden om processen te optimaliseren en medewerkers te ondersteunen. Met name in tijden van personeelstekorten en toenemende zorgvraag kan automatisering een belangrijke rol spelen bij het efficiënter maken van zorgprocessen.
Wat zeggen onze klanten?
De effectiviteit van automatisering in de zorg wordt onderstreept door de ervaringen van onze klanten:
“Dit pilootproject demonstreert het potentieel van RPA voor ZNA – op korte termijn automatiseerden we samen met robonext dit proces dat wekelijks tientallen uren administratief werk bespaart. De samenwerking met robonext verliep vlot, aangenaam en effectief.”
- Stig Dooms, verantwoordelijke ICT-bedrijfsapplicaties bij ZNA
“De toegevoegde waarde van RPA voor ons is dat eenvoudige financiële transacties nu door de robot worden afgehandeld, zodat de tijd van het personeel beter kan worden benut om complexere zaken af te handelen. Dit resulteert in minder stress. Er is een goede samenwerking met robonext. Ze reageren snel op onze vragen en komen met oplossingen.”
- Greet Vandemaele, Finance Officer bij AZ Groeninge
” We zijn in dit project gestapt met de bedoeling om voor onze medewerkers meer tijd vrij te maken voor het belangrijke en zinvolle werk. Zelfs onze eigen informatici waren in het begin sceptisch maar uiteindelijk is er een degelijk en stabiel systeem opgeleverd dat dagelijks zijn waarde bewijst. Wij blijven op zoek naar andere toepassingen die we op dezelfde wijze kunnen automatiseren..”
- Thierry Palmans, Administratief en Financieel Directeur van Ziekenhuis Geel
Conclusie
De voorbeelden van ZNA, AZ Groeninge en Ziekenhuis Geel laten zien dat automatisering in de zorg geen toekomstmuziek meer is, maar een praktische realiteit. Door slim gebruik te maken van RPA en andere automatiseringstechnologieën kunnen zorgorganisaties hun dienstverlening verbeteren en tegelijkertijd hun medewerkers ontlasten. De sleutel tot succes ligt in het identificeren van de juiste processen voor automatisering en het kiezen van een ervaren implementatiepartner.
Wilt u ook weten wat de mogelijkheden van automatisering zijn voor uw zorgorganisatie? Neem dan contact op met de experts van robonext voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
