Hoe RPA afpunting automatiseert
Reconciliatie, of “afpunting” zoals we het vaak noemen, is het soort werk waar niemand warm van wordt — tenzij je een robot bent. Het is repetitief, foutgevoelig, en toch o zo belangrijk. Want als de boekhouding niet klopt, klopt er vaak veel meer niet.
Gelukkig is reconciliatie een droomcase voor Robotic Process Automation (RPA). In deze blog tonen we waar en hoe je afpunting kan automatiseren, en waarom het loont.
💡 Wat is reconciliatie eigenlijk?
In essentie: het controleren of twee datasets met elkaar overeenstemmen. Denk aan:
- Facturen vs. betalingen
- Bankafschriften vs. boekingen
- Intercompany transacties
- Leveranciersstatements vs. openstaande posten
Klinkt eenvoudig? Soms. Maar als je elke dag honderden of duizenden lijnen moet nakijken in verschillende systemen, wordt het snel een bron van frustratie én fouten.
🤖 Waarom RPA ideaal is voor reconciliatie
Reconciliatieprocessen zijn vaak:
- Regelgebaseerd (als bedrag X = bedrag Y én klantnummer = match)
- Standaardiseerbaar (zelfde stappen, dag in dag uit)
- Systeemoverschrijdend (ERP, boekhoudsoftware, Excel, e-mails…)
Een robot is hier in zijn element. Die leest in, vergelijkt, vinkt af, en logt alles netjes.
📌 Typische afpunting-cases voor RPA
1. Betalingsafpunting (Payment Matching)
Automatische afpunting van inkomende betalingen op openstaande facturen in het ERP-systeem. Ook met creditnota’s, gestructureerde mededelingen, enz.
2. Intercompany reconciliatie
Vergelijken van boekingen tussen zusterbedrijven. Zeker bij groepen met veel entiteiten een bron van manuele frustratie.
3. Bankafstemming
Vergelijken van bankafschriften met de boekhouding. Elke dag opnieuw. Laat dat maar aan een bot over.
4. Leveranciersafstemming
Automatische vergelijking van leveranciersstatements met jouw eigen boekhouding. Minder fouten, minder tijdverlies.
5. Reconciliatie met afwijkingsregels
Soms mag het nét niet kloppen (bijv. afrondingsverschillen, valutaverschillen). RPA houdt ook hier rekening mee, op basis van ingestelde business rules.
📈 Wat levert het op?
- Tijdswinst: Minder manueel werk, snellere afsluitingen.
- Betere controle: Alles wordt gelogd, geen verrassingen.
- Hogere kwaliteit: Geen menselijke reken- of copy-pastefouten meer.
- Tevreden medewerkers: Minder repetitief werk, meer focus op uitzonderingen.
💬 Tot slot
Reconciliatie is een typisch geval van “moet gebeuren, maar liefst automatisch.” RPA maakt het mogelijk om die afpunting stilletjes, snel en foutloos te laten verlopen. Wil je weten hoe dat er bij jouw organisatie kan uitzien? Wij helpen graag de robot aan het werk te zetten.
