In een tijd waarin digitale transformatie steeds belangrijker wordt, staat de automatisering van accounts payable processen hoog op de agenda van veel organisaties. Met de aankomende verplichting van Peppol in België wordt de noodzaak om factuurverwerking te digitaliseren nog urgenter. In dit artikel delen we drie succesvolle implementaties van accounts payable automatisering.
De uitdaging van moderne factuurverwerking
Organisaties worden dagelijks geconfronteerd met een groeiende stroom aan facturen in verschillende formaten en talen. Handmatige verwerking is niet alleen tijdrovend, maar brengt ook risico’s met zich mee:
- Hoge administratieve werklast
- Verhoogde kans op fouten door handmatige invoer
- Vertragingen in het goedkeuringsproces
- Beperkte mogelijkheid tot schaalbaarheid
De flexibele toolbox: RPA, AI en Low Code
De perfecte oplossing voor Accounts Payable Automatisering bestaat uit verschillende technologieën, namelijk RPA, IDP en Low Code.
- Robotic Process automation (RPA): een software robot die menselijke handelingen in applicaties kan nabootsen. Deze robot kan bijvoorbeeld facturen ingeven in een boekhoudsysteem, de controles uitvoeren op de factuur zoals de vergelijking met de bestelbon en de uitzonderingen behandelen.
- Intelligent Document Processing (IDP): een vorm van Artificiële Intelligentie die bedrijven in staat stelt om de nuttige informatie uit factureren te detecteren
- Low Code Applications: een maatwerk applicatie die toelaat om de uitlezing van de factuurgegevens door de finance medewerkers te laten valideren en de nodige goedkeuringen te verzamelen.
Praktijkvoorbeeld 1: VYNCKE
De uitdaging
Deze specialist in industriële energiecentrales kampte met complexe factuurverwerking in verschillende talen en een uitgebreid systeem van bedrijfsregels voor takscodes in hun IFS-systeem.
De oplossing
VYNCKE koos voor een combinatie van:
- AI-gedreven documentherkenning
- Geautomatiseerde verwerking via Microsoft Power Automate
- Intelligente matching van facturen met bestelbonnen
- Automatische bepaling van takscodes
Het resultaat
De implementatie, liefkozend “C3-PO” genoemd, verwerkt jaarlijks duizenden aankoopfacturen succesvol. Zoals Elke Toye, Global Finance Manager, het verwoordt:
“Dit succesvol geïmplementeerde project stelt ons in staat om meer focus te leggen op het worden van een betrouwbare proactieve in-house business partner die inzichten geeft die verder gaan dan de cijfers.”
Praktijkvoorbeeld 2: Vandersanden
De uitdaging
Als Belgisch marktleider in handgevormde gevelstenen verwerkt Vandersanden tienduizenden facturen per jaar, die binnenkomen via een centrale mailbox en handmatig moeten worden gevalideerd.
De oplossing
Een geïntegreerde aanpak met:
- Intelligente documentverwerking via Intelligent Document Processing
- RPA voor automatische invoer in financiële systemen
- Template-vrije verwerking dankzij AI-technologie
Het resultaat
“De efficiëntiewinst voor ons is dat onze robots handmatige, repetitieve taken uitvoeren, zodat onze medewerkers zich kunnen concentreren op taken die inzicht vereisen en die waarde toevoegen aan ons bedrijf.”
- Tijs Mebis, Finance Manager
Praktijkvoorbeeld 3: Sports & Leisure Group
De uitdaging
Als toonaangevende leverancier van hoogwaardig kunstgras verwerkt Sports & Leisure Group jaarlijks duizenden leveranciersfacturen. Het handmatige proces van informatie extractie en SAP-invoer, gecombineerd met een papieren goedkeuringsproces, vormde een aanzienlijke uitdaging.
De oplossing
Er werd een geïntegreerde aanpak geïmplementeerd met:
- RPA via Microsoft Power Automate
- AI-gedreven documentverwerking
- Een custom Power App voor goedkeuringsbeheer
Het resultaat
“RPA is de volgende stap in elk proces van ons bedrijf. Zonder de RPA-oplossing hadden we zeker een extra FTE moeten aanwerven gezien onze grote groei. De handmatige invoer is verminderd, het papierwerk is aanzienlijk verminderd en onze accountants kunnen zich meer richten op hun kwalitatieve taken.”
- Geerard Demoen, Group Financial & Business Controller
De toekomst van accounts payable
De combinatie van moderne automatiseringstechnologieën biedt organisaties een krachtig fundament voor de toekomst. Belangrijke voordelen zijn:
- Drastische vermindering van handmatig werk
- Verbeterde accuraatheid en controle
- Snellere verwerkingstijden
- Verhoogde focus op strategische taken
Bovendien biedt de wettelijke verplichting om PEPPOL facturen te verwerken vanaf 1 januari 2026 de mogelijkheid om de automatiseringsgraad drastisch te verhogen. Zodra PDF facturen immers vervangen worden door gestructureerde e-invoices, zal het nog eenvoudiger worden om fijnmazige data van hoge kwaliteit uit de facturen te extraheren en deze te verwerken in uw financiële processen.
Conclusie
De praktijkvoorbeelden tonen aan dat accounts payable automatisering niet alleen een technologische upgrade is, maar een strategische noodzaak. Met de aankomende Peppol-verplichting in België is dit het ideale moment om uw factuurverwerking te moderniseren. De combinatie van RPA, AI en intelligente documentverwerking, gekoppeld aan Peppol-compliance, zorgt voor een toekomstbestendige oplossing die significant bijdraagt aan de efficiëntie van uw financiële processen.
Wilt u ook uw accounts payable proces optimaliseren en voorbereiden op de Peppol-verplichting? Neem dan contact op met de experts van Robonext voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
