RPA is een proces-agnostische technologie, wat inhoudt dat RPA toepasbaar is op verschillende bedrijfsprocessen, in domeinen als Finance, Logistiek, Operations, etc. We zien één bepaalde afdeling waar het potentieel voor RPA significant maar onderbelicht is: Human Resources. In dit artikel sommen we 7 use cases op voor RPA in HR!
1. Onboarding proces
Dit is een klassieker voor RPA. Een RPA-robot kan zorgen voor alle repetitieve handelingen die moeten gebeuren wanneer een nieuwe medewerker begint. Het aanvragen van parkeerkaarten, tankkaarten en het doen van de administratieve taken voor het inschrijven van bedrijfswagens, het aanvragen van een badge, het aanmaken van accounts op ERP, CRM en het toekennen van de nodige rechten, … Door deze stappen te automatiseren kan je voor de verschillende stakeholders uit afdelingen zoals HR en IT veel tijd besparen. Maar belangrijker: de nieuwe medewerker voelt zich meer welkom in de nieuwe organisatie en ervaart een vlottere start.
2. Loonsadministratie
De administratieve werkdruk bij payroll processen is voor veel bedrijven behoorlijk hoog. Voorbeelden zijn het berekenen van eindejaarspremies, het indexeren van lonen, het maken van loonstroken, etc. Geen wonder dat RPA vaak wordt toegepast in dit domein.
3. Verlof planning administratie
Soms zit de verlofplanning van de medewerkers in één systeem en moet deze in andere applicaties handmatig gekopieerd worden, bijvoorbeeld voor de personeelsplanning. Een RPA-robot kan regelmatig de planning over verschillende tools synchroniseren, zodat de planning van interne resources vlotter en nauwkeuriger verloopt.
4. Personeelsgegevens wijzigen
Wanneer medewerkers van adres veranderen, een nieuw bankrekeningnummer hebben of opslag krijgen, moeten er vaak aanpassingen worden gedaan in verschillende softwareapplicaties. RPA kan deze aanpassingen maken, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden voorkomen.
5. Administratie rondom trainingen
Uw medewerkers hebben de mogelijkheid om diverse trainingen te volgen, maar deze trainingen moeten administratief goed worden verwerkt, anders loopt u het risico subsidies mis te lopen. Dus waarom zou u de administratieve verwerking niet overlaten aan een RPA-robot?
6. Premieberekeningen
Wist je dat de Belgische spoorwegen 70 voltijdse medewerkers in dienst hebben die niets anders doen dan de tientallen premies voor hun eigen personeel berekenen? Nachtwerk, weekendwerk, reizen met de trein, een opleiding volgen, … er zijn tal van redenen waarom premies betaald worden. Het automatisch berekenen van die premies via RPA kan een mooie efficiëntiewinst opleveren.
7. Beheer van personeelscontracten
Het aanmaken van personeelscontracten is een repetitieve taak, waarbij veel factoren van belang kunnen zijn, zoals de functie, afdeling, soort contract, enzovoort. Contractwijzigingen komen vaak voor binnen organisaties. RPA-robots kunnen in dergelijke processen veel tijd besparen door het maken en bijwerken van contracten op basis van verschillende parameters te automatiseren.
